Önce sipariş bilgisini standartlaştırın
WhatsApp üzerinden toptan sipariş toplarken en sık yaşanan zorluklardan biri, ürün ve miktar bilgisinin farklı mesajlara dağılmasıdır. Bir müşteri ürün kodunu, diğeri fotoğrafı, başka biri de sesli mesajı kullanabilir. Hazırlık sırasında hangi ürünün kaç adet istendiğini yeniden sormanız gerekebilir.
Müşteriye ortak bir ürün listesi ve sipariş biçimi sunmak bu karışıklığı azaltır. Siparişli katalogda ürün kodu, birim ve miktar sepetten gelir. Formdaki müşteri alanları da işletmenizin ihtiyaç duyduğu bilgileri toplar.
1. Müşteri kendi fiyatıyla ürün seçer
Bayinize katalog bağlantısını ve ilgili fiyat listesine ait giriş bilgisini gönderin. Müşteri tarayıcıdan kataloğa girer, ürünleri kategori veya aramayla bulur ve sepete ekler. Uygulama indirmesi gerekmez.
Koliyle satılan üründe koli içi adedi net gösterin. Örneğin bir koli 12 adet içeriyorsa müşteri 2 koli seçtiğinde 24 adet istediğini anlamalıdır. Ürün adı ve kodu doğru olduğunda hazırlayan kişi de sipariş fişindeki kalemi daha kolay eşleştirir.
2. Sepet ve gerekli bilgiler tamamlanır
Sipariş formunda ad, telefon, adres ve not alanlarından hangilerinin gerekli olduğunu belirleyin. Teslimat için gereken bilgiyi zorunlu tutun; gerekmeyen alanları kaldırın. Minimum sepet tutarı kullanıyorsanız müşterinin karşılaşacağı kuralı önceden açıklayın.
Müşteri sepetini tamamladığında ürün, miktar ve tutar bilgilerini tekrar kontrol etmelidir. Adres veya not yanlışsa sipariş hazırlığı sırasında ek yazışma gerekir. Basit bir form, eksik bilgiyle sipariş almakla aynı şey değildir; amaç doğru bilgiyi az adımda toplamaktır.
3. PDF sipariş fişi bağlantısı paylaşılır
eKatalox’ta oluşan siparişin PDF fişi bağlantısıyla WhatsApp’a geçilir. Mesajı müşteri göndererek paylaşır. WhatsApp ekranının açılması veya mesaj metninin hazırlanması, mesajın karşı tarafa ulaştığı anlamına gelmez.
Sabit alıcı kullanırsanız paylaşım işletmenizin kayıtlı numarasına yönlenir. Bu seçeneği kapattığınızda müşteri göndereceği kişiyi seçebilir; örneğin kendi toptancısına iletebilir. İşletmenizde hangi akışın geçerli olduğunu bayiye anlatın.
4. Siparişi panelden takip edin
Siparişleri Siparişlerim sayfasından inceleyin. Bildirimleri açtıysanız yeni siparişten haberdar olabilirsiniz. Sipariş kaydı ile WhatsApp mesajını birlikte değerlendirin; bir fişin oluşmasını tahsilatın yapıldığı veya siparişin sevk edildiği anlamında yorumlamayın.
- Ürün kodu, adet ve koli bilgisini fişte kontrol edin.
- Teslimat bilgilerini ve müşteri notunu inceleyin.
- Aynı müşteri yeniden sipariş oluşturduysa mükerrer hazırlığı önlemek için kayıtları karşılaştırın.
- Hazırlık ve teslimat düzeninizi müşteriye açıkça bildirin.
- Bayiye ilk kullanımda küçük bir örnek siparişle akışı gösterin.